Интеграция с календарем

Подключите свой календарь: Google, Яндекс, Apple или любой другой через CalDAV, чтобы Планёрка создавала в нем события с информацией о встречах и скрывала занятое время для бронирований.

Зачем подключать календарь

Без подключенного календаря перед тем, как показывать гостю свободное время, Планёрка проверяет доступность вашего расписания, указанного в настройках. Будут отображаться только те слоты, на которые не забронированы встречи. Все бронирования сохраняются в разделе «Встречи».

Бывают ситуации, когда это неудобно. Например, если вы консультируете по будням с 10:00 до 20:00: 

• в среду в 11:00 у вас созвон, запланированный не в Планёрке

• вы планируете посетить концерт, в 19:00 вам надо уже выходить из дома

Тогда Планёрка позволит гостю забронировать это время, потому что учитывает вашу занятость только из расписания.

С подключенным календарем перед тем, как показывать гостю свободное время, Планёрка:

1. Определяет наличие событий в календаре и забронированных встреч в Планёрке

2. Скрывает занятые интервалы из доступных слотов, защищая от двойных записей

3. Автоматически создает событие о забронированной встрече в календаре организатора:

В событии может отображаться текст из блоков — информация на странице успешной записи и правила отмены. Эти блоки находятся в настройке встречи: 

Вспомнить, с кем будет встреча, и подключиться к видеоконференции достаточно из события в календаре, не только в личном кабинете Планёрки. Кроме того, работают дополнительные напоминания, если их настроить в приложении календаря.

Как еще Планёрка определяет свободное время для записи, узнаете в статье.

Какие данные о событиях доступны Планёрке

Из подключённого календаря Планёрка получает только:

• занят интервал или свободен

• когда событие начинается и когда заканчивается

• название события

Описание события, список участников и другие детали Планёрка не использует, никуда не передаёт и нигде не сохраняет.

Название события видите только вы — в разделе «Встречи», когда включён режим «Все встречи». Так весь день виден одним списком: и записи Планёрки, и встречи из других подключённых календарей — без переключения между приложениями.

Гостям названия ваших событий не видны никогда. На странице записи гость видит только то, что слот занят, — без заголовка и без деталей. Названия событий из календаря не попадают ни в уведомления, ни в письма, ни в вебхуки, ни в экспорт встреч.

Какие события блокируют время для записи

Любое событие в календаре — тренировка, врач, отчет — по умолчанию имеет статус «Занят» и блокирует время для записи. 

Если событие не должно закрывать слот для записи, измените его статус в календаре на «Свободен».

Например, в Google Calendar это можно сделать в настройках самого события:

Подробнее как изменить статусы в календарях, узнаете в статье.

Как работает интеграция с календарем для гостей

Когда гость открывает страницу записи, Планёрка показывает свободные слоты, учитывая события в календаре: если на это время уже что-то запланировано, слот недоступен для бронирования. Гость не увидит события из календарей.

Информация о встрече не добавляется в календарь гостя автоматически. Даже если это пользователь Планёрки, который подключил свой календарь, встреча сохранится только в разделе «Встречи».

Подробнее о том, как гость может добавить встречу в календарь, узнаете в статье.

Как добавить календари в Планёрку

1. Откройте раздел «Интеграции» → «Календари»

2. Выберите нужный вариант календаря

3. Нажмите «Подключить» и следуйте инструкциям

После этого Планёрка будет учитывать события из календаря и сможет создавать в нем встречи.

Как удалить календари из Планёрки

1. Откройте раздел «Интеграции» → «Календари»

2. Найдите нужный календарь

3. Нажмите на значок корзины

После этого Планёрка не будет проверять этот календарь на наличие свободных слотов и создавать в нем встречи.

В каком календаре Планёрка создает новые встречи

Где находится настройка: раздел «Интеграции» → «Календари»

Планёрка проверяет занятость во всех подключенных календарях, но создает событие о встрече только в одном из них. Выберите тот, в который нужно сохранять новые встречи.

Если подключено несколько календарей

Где находится настройка: раздел «Интеграции» → «Календари»

Планёрка учитывает все подключенные календари одновременно. Если хотя бы в одном календаре время занято, слот будет недоступен. 

На карточке каждого календаря отображается логин или почта привязанного аккаунта. Так легко понять, какой календарь к чему относится. 

Что означают переключатели внутри календаря

Где находится настройка: раздел «Интеграции» → «Календари»

В одном аккаунте может быть несколько календарей.

Например, в Google:

• Основной календарь

• Рабочий календарь

• Семейный календарь

• Праздники

У каждого есть свой переключатель:

• Включен → события из этого календаря учитываются при расчете занятости

• Выключен → Планёрка игнорирует события из этого календаря

Например, можно учитывать рабочий и личный календарь, но не учитывать календарь праздников:

Если подключение календаря не удалось

На карточке интеграции может появиться красная метка «Не работает» — это значит, что Планёрка не может подключиться к календарю. Занятость по этому календарю проверяться не будет, поэтому слоты могут пересечься с вашими событиями. 

Что означают разные сообщения и что с ними делать:

• «Google отозвал доступ Планёрке» — это может произойти, если вы изменили пароль в своём аккаунте Google или если доступ был отозван в настройках безопасности. Переподключите календарь, чтобы восстановить доступ. Как это выглядит:

• «Планёрке не хватает разрешений в Google» — сообщение появляется, если Планёрке не предоставлены необходимые разрешения для доступа к вашему Google Календарю. Переподключите календарь и при запросе выдайте все требуемые разрешения
  

• «Сервис не принимает сохранённый пароль» — появляется, если вы изменили пароль в календарном сервисе (Яндекс, CalDAV и т. д.), но не обновили его в Планёрке. Переподключите календарь с актуальным паролем

• «Не удалось получить список календарей» — вызывается временной недоступностью сервиса, проблемами с сетью или другими техническими причинами. Попробуйте переподключить календарь позже

Чтобы исправить ошибку:

1. Откройте раздел «Интеграции» → «Календари»

2. Нажмите на значок корзины на карточке со статусом «Не работает»

3. Подключите календарь заново — нажмите «Подключить» и следуйте инструкциям

После переподключения Планёрка снова будет учитывать этот календарь при расчёте свободных слотов.

Если пропали свободные слоты

Чаще всего причина одна из трех:

• В календаре уже есть событие на это время

• Подключен дополнительный календарь, события из которого блокируют слоты

• В настройках встречи или рабочего расписания есть ограничения

Чтобы узнать точную причину, откройте режим диагностики — он покажет, почему конкретный слот недоступен.

Подробнее о том, как проверить, почему слоты заняты, узнаете в статье.

Как влияют на слоты часовые пояса

Планёрка учитывает настройки часового пояса в вашем аккаунте и подключенных календарях. Благодаря этому занятость определяется корректно, а встречи создаются в правильное время даже при разных настройках часовых поясов.

Подробнее о том, как настроить часовые пояса, узнаете в статье.