Расписание для командных встреч

Когда гость открывает страницу записи на командную встречу, Планёрка показывает слоты только из пересечения двух расписаний:

• Расписание самой командной встречи — в какие дни и часы ее владелец добавил

  • Где находится: раздел «Типы встреч» → создать или редактировать встречу → блок «Когда можно назначить встречу»

• Расписание участника командной встречи в его личном кабинете. Расписание изначально называется «Рабочие часы (по умолчанию)» и его нельзя удалить

  • Где находится: раздел «Расписание» → выпадающий список над графиком → «Рабочие часы (по умолчанию)»

Главное правило: слот будет доступен для записи только тогда, когда совпали оба графика. Если хотя бы в одном из них время недоступно, слот не отобразится.

Как формируется расписание в командной встречи

Давайте разберемся на примерах, как Планёрка сравнивает расписание командной встречи и график сотрудника:

Пример 1. Графики полностью совпадают

• Тип встречи: пн–пт, 09:00–18:00

• График сотрудника: пн–пт, 09:00–18:00

• Результат: гость сможет записаться в любой слот с 09:00 до 18:00

Пример 2. Сотрудник работает меньше

• Тип встречи: пн–пт, 08:00–20:00

• График сотрудника: пн–пт, 10:00–17:00

• Результат: гость увидит слоты только с 10:00 до 17:00

Пример 3. Тип встречи ограничивает время сотрудника

• Тип встречи: пн–пт, 14:00–18:00 (выделили под демо-звонки только дневное время)

• График сотрудника: пн–Пт, 09:00–18:00

• Результат: доступны слоты только с 14:00 до 18:00

Пример 4. Графики вообще не пересекаются

• Тип встречи: пн–пт, 09:00–12:00

• График сотрудника: пн–пт, 13:00–18:00

• Результат: свободных слотов не будет вообще

Что еще влияет на доступность времени в командных встречах

Даже если время подходит под оба расписания, слот может исчезнуть из-за дополнительных проверок Планёрки:

• Cобытия в подключенных календарях сотрудника автоматически блокируют слоты на это время

• Пример: если на 14:00 у сотрудника в личном календаре стоит запись «Врач», гость не сможет забронировать встречу на это время

• Перерывы до и после встреч в настройках командной встречи. Планёрка суммирует продолжительность встречи и перерывов. Если хотя бы часть этого периода занята другим делом в календаре, система скроет слот

• Пример: длительность встречи 30 минут, а перерыв настроен по 15 минут до и после. Для бронирования системе нужен свободный час. Если на 14:45 у сотрудника уже назначено другое дело, Планёрка закроет слот с 14:00 до 15:00

• Минимальное время до записи в настройках командной встречи

• Пример про время до записи: если сейчас 12:00, а в настройках стоит ограничение «нельзя записаться менее чем за 2 часа», то ближайший доступный слот для гостя откроется только в 14:00

• Лимиты на количество встреч в день в настройках командной встречи

• Пример про лимит встреч: в настройках командной встречи установлено ограничение «не более 3 встреч в день», а у сотрудника на сегодня уже забронировано три звонка, все остальные свободные слоты на этот день автоматически закроются

Подробнее, как Планёрка определяет доступные слоты, узнаете в этой статье.

Почему еще слоты могут не отображаться

Пользователи часто настраивают расписание командной встречи, но забывают попросить сотрудника, чтобы он обновил свой личный график. Если у сотрудника в рабочих часах по умолчанию стоят стандартные «9:00–18:00», то слоты на 8:00, 18:00 и 19:00 не появятся на странице бронирования, так как они выходят за рамки его рабочего дня.

А еще бывает так: создают сотруднику личный тип встречи и ждут, что ее настройки — длительность, буферы, вопросы формы — автоматически подтянутся в общую командную встречу. Это невозможно.

В этой статье узнаете, как Планёрка определяет свободный слот в зависимости от типа командной встречи.