Напоминания для гостей

В Планёрке достаточно настроить напоминания один раз, и они будут приходить по двум каналам: 

• по электронной почте

• в Телеграм

Как подключить напоминания

1. Войдите в личный кабинет

2. Нажмите на значок профиля в правом верхнем углу

3. Выберите «Настройки»

4. Перейдите в раздел «Напоминания»

5. Найдите блок «Когда присылать напоминания»

Здесь вы задаете время для одного или двух напоминаний. Например, первое за час до встречи, чтобы человек о ней вспомнил, и второе за 5 минут, чтобы успел подключиться.

6. Прокрутите до конца страницы и кликните «Сохранить изменения»

Как работают напоминания

Электронная почта

Напоминания по электронной почте приходят автоматически. Но если гость не оставит свою электронную почту при записи, Планёрка не сможет отправить ему напоминание. Поэтому заранее проверьте в настройках типа встречи блок «Дополнительные вопросы гостям при бронировании».

Как это сделать:

1. В личном кабинете откройте раздел «Типы встреч»

2. Нажмите «Редактировать» на карточке встречи

3. Найдите блок «Дополнительные вопросы гостям при бронировании»

4. Поле «Email» должно быть включено и отмечено как обязательное

Тогда, чтобы подтвердить встречу, гость укажет электронную почту, и ему придут напоминания. А еще в форму записи можно ввести почты других участников встречи через запятую — всем придут напоминания.

Что в письме-напоминании:

1. Дата и время встречи

2. Имена участников

3. Ссылка для подключения к видеозвонку или физический адрес

4. Кнопка «Управлять встречей», чтобы перенести или отменить запись

Кроме того, в первом письме Планёрка предложит участникам получать напоминания от бота в Телеграм:

Страница подтверждения записи

После бронирования слота гость попадает на страницу подтверждения записи и может подключить два способа напоминаний:

• Телеграм

• Календарь

Телеграм. На странице подтверждения записи нужно нажать кнопку «Ссылка на встречу и напоминания» и запустить бота Планёрки.

За сутки до начала события бот задает гостю вопрос о подтверждении участия с вариантами ответов «Да, буду» и «Не смогу».

Если нажать «Не смогу», бот предложит перенести встречу или отменить ее. Это повышает шанс того, что гость выберет новое время вместо отмены.

Что в напоминании от бота:

• Дата и время встречи

• Имя организатора

• Ссылка для подключения или физический адрес

Чем полезен телеграм-бот для организатора встречи, узнаете в статье «Что умеет телеграм-бот»

Календарь. Кнопка «Добавить в календарь» на странице подтверждения позволяет скачать файл .ics. Этот файл загружают в Google Calendar, Apple Calendar, Outlook или любой другой календарь. После загрузки встреча появляется в расписании, и календарь блокирует это время как занятое. Уведомления перед началом встречи отправляет приложение календаря по своим настройкам, а не Планёрка.

Где написать текст для напоминаний

В настройках типа встречи, где вы указываете ее название и длительность, есть два блока:

Информация на странице успешной записи. Сюда можно добавить текст и ссылки: например, на бриф, полезную памятку или инструкцию по подготовке к созвону.

Политика отмены. Здесь прописываются условия: например, за сколько часов до начала встречи ее можно отменить или перенести, а также указать пункт информированного согласия, который подписал клиент, со ссылкой на этот документ.

Любой текст из этих блоков гость увидит после бронирования на странице успешной записи и получит в напоминаниях.

Подробнее о переносе и отмене встречи, а также как запретить это делать гостям, узнаете в нашей статье