Как Планёрка определяет свободное время для записи

Планёрка показывает для записи только те слоты, которые прошли все этапы проверки:

• Расписание: рабочие дни и часы

• Календари: нет ли там встреч и событий

• Минимальное время до бронирования

• Перерывы между встречами

• Период записи на встречу

• Лимит встреч в день

Ниже разберем, как настроить каждую функцию, чтобы время определялось так, как нужно именно вам.

Расписания

Как найти: личный кабинет → раздел «Расписания»

Расписание

Это первый пункт, который проверяет Планёрка прежде чем отображать слоты. В разделе «Расписания» все ваши рабочие часы, здесь можно создать  сколько угодно шаблонов расписания. 

Например, «Утренние консультации» для одних услуг, «Будни 9:00–18:00», «Вечерние созвоны» для других и привязываете его к нужным типам встреч. Если вы решите изменить время работы, достаточно один раз отредактировать шаблон — изменения применятся ко всем связанным встречам

Важно: Если вы не настроили расписание, то по умолчанию будет использоваться шаблон «Рабочие часы (по умолчанию)». Это стандартный график с 9:00 до 17:00 по будням — можно изменить. Суббота и воскресенье — выходные. Этот шаблон также применяется к расписанию всех командных встреч, в которых вы участвуете.

Особые дни

Если вам нужно разово изменить график, например взять выходной или уйти в отпуск, отметьте дни в блоке «Особые дни». Эти правки закроют запись только на конкретные даты, не меняя основной шаблон.

Праздники

Чтобы отдельно не закрывать дни записи на новогодние каникулы или майские праздники, используйте автоматическую блокировку.

• Если хотите отдохнуть в государственные праздники. Включите переключатель, и Планёрка скроет слоты во все официальные нерабочие дни РФ согласно производственному календарю

• Если планируете работать в праздничные дни. Оставьте этот переключатель выключенным. Планёрка будет открывать запись строго по вашему основному расписанию

Календари

Как найти: личный кабинет → раздел «Интеграции»

Планёрка синхронизируется с календарями, их можно подключить в любом количестве. События в календаре закрывают время для записи, даже если оно находится в рамках рабочего расписания. Как работает:

• Если вы создали задачу или мероприятие, например отчет, чтение книги, обед, тренировка, театр и так далее.

• Когда к вам записываются или вы бронируете слот в Планёрке, то сама встреча и данные о ней — дата и время, ссылка на созвон, адрес офиса — автоматически отображаются и в вашем подключенном календаре

Ваш часовой пояс

Где найти: в правом верхнем углу нажмите на галочку возле иконки профиля → «Настройки» → «Часовой пояс»

Проверьте, что в профиле стоит время вашего региона, чтобы при записи оно отображалось корректно. Планёрка учитывает часовые пояса организатора и гостя встречи, подстраивает расписание под часовой пояс гостя. Вы видите запись по своему часовому поясу, а гость — по своему. Ни вам, ни гостю не придется высчитывать разницу во времени.

Важно: время в подключенном календаре и в Планёрке должно совпадать. Это означает, что если вы живете в Москве, оба приложения должны использовать московское время. Тогда система корректно скроет часы, на которые уже запланированы встречи, задачи, мероприятия и личные дела.

Например, организатор встречи — в Москве, начинает работать с 11:30. Клиент в Красноярске, у него +4 часа к московскому времени. Поэтому для него самый ранний доступный слот — 15:30 (11:30 + 4 часа)

Настройки встречи 

Где найти: личный кабинет → «Типы встреч» → «Редактировать встречу» или «Создать тип встречи»

Защита от «записей в последнюю минуту»

В настройках встречи есть параметр, который закрывает возможность бронирования за определенное время.

Зачем это нужно?

• 15 минут — чтобы избежать срочных записей прямо сейчас

• 2−4 часа — чтобы успеть подготовиться к встрече

• Сутки — если вам психологически важно, чтобы встреча была не в день записи

Время для слотов

Этот параметр определяет, как часто будут отображаться слоты на странице записи. При шаге в 30 минут Планёрка предложит время 10:00, 10:30, 11:00… При шаге в 60 минут — только ровные часы: 10:00 и 11:00… Короткий шаг дает гостю больше выбора, а длинный — группирует записи по ровным часам.

Если вы проводите 2-х часовые или 3-х часовые консультации, установите шаг 60 минут Это привязывает начало записи к ровному часу и не дает гостю занять неудобное время вроде 10:15, которое раздробит ваш график.

Перерывы

Чтобы встречи не шли одна за другой, добавьте перерывы. Планёрка автоматически заблокирует время между записями, чтобы вы успели отдохнуть и подготовиться к следующей встрече. Например, если консультация длится час, а перерыв — 15 минут, то при бронировании встречи на 11:00 следующая запись будет доступна только с 12:15.

Лимит встреч

Установите максимальное количество встреч в сутки.

Например, вы установили лимит: шесть встреч. Как только забронируют шесть консультаций, больше не будет слотов для новых записей, даже если останется свободное время.

Период бронирования 

Есть три варианта:

• Без ограничений. Клиенты могут записываться хоть на год вперед

• Скользящий период. Неограниченное количество рабочих или календарных дней для планирования

• Фиксированный диапазон. Учитывает определенные дни, например «только с 1 по 15 сентября». Отлично для мастер-классов или сезонных консультаций

Режим диагностики

Где найти режим диагностики: «Типы встреч» → «Предпросмотр» у нужной встречи → «Диагностика» → справа от календаря откроется всё время из вашего расписания. Эту информацию видите только вы. Для гостей страница записи остается стандартной.

Если у вас пропали свободные окна, зайдите в режим диагностики. Он показывает причину недоступности для каждого конкретного слота.

Что показывает диагностика:

• Вне расписания. Время не входит в ваши рабочие часы

• В календаре. Планёрка нашла событие в вашем личном календаре и скрыла это время

• Буферное время. Слот занят перерывом до или после другой встречи

• События из Планёрки. Ваши встречи

Шаблон настройки встречи:

• Расписание: Пн-Пт 10:00–18:00

• Перерыв между встречами: 15 минут

• Закрыть бронирование за: 1 день

• Лимит встреч в день: 6

• Скользящий период: 14 дней